按国家政策规定，司局级以上的单位的人事部门或组织、人事部门所属的各级人才交流服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案。
毕业生也可以以个人名义委托人才交流服务机构代理人事档案关系，也就是通常所说的人事代理。另外，各级人才交流服务机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。
高中学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。
很多手续绕不开高中的学籍档案这一关，如职称评定、婚育证明、转正定级、各种政审、办理养老等社会保险，以及开具出国、考研有关证明等，都需要人事档案。
比如公司派你出国，没有档案，出国政审就无法进行。没有档案，办理社会保险也成问题，参加养老保险要根据档案里的记录来确认工龄年限。总之，如果没有档案，个人的一些权益就得不到保障。
1、学校填表，报辖区教育局;
2、辖区教育局汇总后逐级上报，最终报至教育部;
3、教育部查重后，通过的和不通过的(含不通过原因)学生即显示 在辖区教育局的学籍账户中;
4、辖区教育局账户通过学校提供的学生信息(含家庭信息)将通过的学生进行录入，录入后不能立即显示出学籍号，需要过一两天才能显示，对于不通过的学生，将名单和原因反馈给学校和家长，纠错，重新填表，整理，上报。
5、学生所在学校上报其主管教育行政部门，学校填写“提交中央查重学籍注册信息模版”
1）学校名称，学生所在学校全称。
2）姓名、性别、出生日期，填写真实准确，姓名中间、前后不要留空格，出生日期8位数字。
3）身份证件类型，有身份证件号的填“居民身份证”，无身份证件号的填“其他”。
4）身份证件号，有身份证件号填身份证件号(要求准确无误)，无身份证件号的填“无”。
5）户口所在地行政区划，学生户口所在地行政区划代码后加六个0共12位。
6）入学年月，学生要补建学籍相应的入学年月(四位年号，两位月号)。
